テレワークへの積極的取り組みについて

リッチフィールド税理士法人は15年前からテレワークを実施しています。
子育てと仕事を両立するために在宅勤務をする職員を支援するために開始しました。
その後、親の介護など職員各々の要望に対応しながら他の職員にも幅を広げてきた経緯があります。

2020年のコロナ下においても過去15年の実績が有りましたので、大きな問題もなくスムーズに展開することが出来ました。
職員は日々のスケジュールを調整しながら、事務所勤務、在宅勤務、顧客訪問を組み合わせて業務を行っています。

テレワーク体制の環境整備のポイントは以下の2点です。
・テレワークが出来る業務の仕組み…8割
・ハード・ソフト等のインフラ環境の整備……2割

具体的には

①業務の標準化が出来ているか？　社員誰もが同じ業務水準を保っているか？

⇒　業務の標準化がかなり進んでいます。
　月次決算報告、決算検討、決算、年末調整、確定申告、相続etc 実施すべ業務の進め方を各業務チェックリストや標準フォーマットなど使って明示し実行しています。

②作業の見えるかが出来ているか？

⇒　各業務の顧客別の予定と実績、進捗状況、社員個々のスケジュールなどのリソース管理等がクラウド上のグループウェアを使って、職員全員がスマホとPC両方で確認することができます。

③資料の電子化が出来ているか？

　⇒　顧客の預かり資料、各業務上のプロセス、決算書などの顧客への完成物はすべてスキャンして電子保存しています。資料の電子保存は10年前から実施しています。
また、電子保存すべき資料は保存の体系が標準化されています。
このことは、テレワークに役立つだけでなく、担当者が変わったり、担当外の上司が簡単に確認することができるので、事務所内はもとより、顧客とのコミュニケーションもスムーズにできる効果があります。

④所内のチェック機能ががうまく働いているか？

⇒　各人の作業の進み具合を見て、上席によるフォローもできる体制になっています。

⑤テレワークしている職員のフォロー環境が整っているか？

⇒　困ったときには、常時立ち上げているZoom会議室で、気軽に担当者同士で相談が出来る環境になっています。

⑥セキュリティ対策が出来ているか？

⇒　不注意によるデータ漏洩等の事故防止の為、セキュリティ対策専用の管理システムの投資を行っています。